Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Hintertüren? – Fehlanzeige!

OK – aber wer muss archivieren?

Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren.
Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.

Und wann muss archiviert werden?

Die Archivierung muss sofort bei Ein- und Ausgang erfolgen (z. B. durch Journalarchivierung)
Denn nur, wenn stets der gesamte Kommunikationsverlauf archiviert wird und der Zugriff manipulationssicher erfolgt, handelt es sich tatsächlich um eine E-Mail-Archivierung

Was sollten Sie in diesem Zusammenhang hinterfragen?

nutzen Sie Mailserver mit Webinterface – können dadurch Mails vor der Archivierung entfernt oder manipuliert werden?
Gibt es Regelungen im Umgang mit privaten Mails am Arbeitsplatz bzw. Mails mit privatem Inhalt über den Mailaccount der Firma?
Wie lange müssen Daten aufbewahrt werden – gibt es Besonderheiten für meine Berufsgruppe (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater
Quelle: Securepoint GmbH
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Dieser Artikel dient der unverbindlichen Information und ist keine Rechtsberatung. Alle Angaben sind ohne jede Gewähr. Bitte lassen Sie sich in jedem Fall von einem Juristen beraten