Gesetzliche Anforderung und Schutz vor Datenverlust
Mail-Server sind eines der wichtigsten Kommunikationsmittel geworden, zusätzlich aber auch ungewollt Organisations- und gar Archivierungssysteme für zahlreichen KMU. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, ein Informationschaos entsteht. Mail-Server sind dafür nicht vorgesehen und stoßen so häufig an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance, Lizenz- und Speicher-Kosten steigen.
Und seit 01.01.2017 hat der Gesetzgeber verfügt, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen.
Das heißt konkret:
Jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt ist zur Mailarchivierung verpflichtet. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS archiviert werden.
Nutzen Sie die Möglichkeiten der modernen Mailarchivierung – Vorteile
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Schutz vor Datenverlust
Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. Die Mail Archive Software archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.
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Dokumentenmanagement
Das Mail Archive als intelligentes DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung der Daten und stellt diese den Anwendern zur Verfügung. Der Anwender wird effektiver arbeiten können und hat ein optimales Usererlebnis
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IT – Optimierung
Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv und sparen sie notwendige Ressourcen
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Erfüllen Sie Gesetzliche Anforderungen
Signierung Sie wenn erforderlich E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und führen Sie eine revisionssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).
Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat!
Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.
Haben Sie Fragen zur Mailarchivierung, planen Sie die Einführung und suchen einen kompetenten Partner? Die mytag GmbH mit langjähriger Erfahrung steht Ihnen gern zur Seite